Privacy beleid

Dit is het Privacybeleid voor werving en selectie van Stichting Het Rijksmuseum, gevestigd te Amsterdam aan de Hobbemastraat 20 ("Rijksmuseum", "we" of "wij") en beschrijft hoe wij met persoonsgegevens in onze werving en selectieprocessen omgaan. Het Rijksmuseum hecht veel waarde aan jouw privacy en wij zullen je persoonsgegevens altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerken.

1. Scope

Dit Privacy beleid voor werving en selectie strekt zich uit tot alle persoonsgegevens die het Rijksmuseum over zijn (potentiële) sollicitanten verzamelt, waaronder mede wordt verstaan inschrijvingen van vacature alert, kandidaat werknemers, gastonderzoekers, gedetacheerden, honoraire krachten, fellows, uitzendkrachten, ZZP-ers, vrijwilligers en stagiairs (hierna gezamenlijk te noemen: “Kandidaten”). Persoonsgegevens zijn gegevens waardoor we jou als individu kunnen identificeren, zoals hierna uiteengezet onder ‘De persoonsgegevens die wij van jou verwerken’. Het Rijksmuseum is de verwerkersverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens. We raden je aan dit Privacy beleid voor werving en selectie aandachtig door te lezen, zodat je goed op de hoogte bent welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.

2. De persoonsgegevens die wij van jou verwerken

De persoonsgegevens die wij van je verzamelen en gebruiken, zijn onder andere:

• Jouw NAW- en overige contact- en identificatiegegevens, zoals naam, e-mailadres, adres, (mobiele) telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, LinkedIn pagina;
• Informatie door jou verstrekt in het kader van de sollicitatie, zoals de informatie gegeven in het sollicitatieformulier, in je motivatiebrief en op je CV waaronder persoonskenmerken, gevolgde opleidingen en trainingen, (taal)vaardigheid, werkervaring, referenties, onderzoeksvoorstel ;
• Psychologische gegevens, zoals de uitkomst van een assessment;
• Overige persoonsgegevens, die voortvloeien uit en verband houden met jouw (open) sollicitatie c.q. kandidaatstelling bij het Rijksmuseum.

3. De doeleinden en wettelijke grondslag van de verwerking van jouw persoonsgegevens

Het Rijksmuseum verzamelt en gebruikt jouw persoonsgegevens voor de noodzakelijke doeleinden die hieronder uiteen worden gezet, gebaseerd op een wettelijke grondslag.

• Noodzakelijk voor de uitvoering van jouw (open) sollicitatie/kandidaatstelling met het Rijksmuseum Jouw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor de uitvoering van de werving- en selectieprocedure, het versturen van vacature-alerts en het onderhouden van contact in het kader van de (open) sollicitatie/kandidaatstelling.

Behalve voor de noodzakelijke doeleinden kunnen wij in beperkte omstandigheden jouw toestemming vragen om bepaalde gegevens te verwerken. In het geval we dit doen, zullen we je alle details van de verwerking verschaffen, net als de reden waarvoor we de persoonsgegevens nodig hebben. Op deze manier kun je zorgvuldig overwegen of je de toestemming vrijelijk wilt geven. We zullen je op dat moment ook informeren over het feit dat de gegeven toestemming op elk moment door je kan worden ingetrokken en de manier waarop je dit kunt doen.

4. Wie heeft toegang tot c.q. ontvangt jouw persoonsgegevens?

Alleen geautoriseerde medewerkers van het Rijksmuseum hebben toegang tot jouw persoonsgegevens, een en ander voor zover dat noodzakelijk is in het kader van de uitoefening van hun werkzaamheden bij het Rijksmuseum, zoals Personeel & Organisatie, management en de financiële afdeling. In het kader van de wervings- en selectieprocedure kan het Rijksmuseum een commissie benoemen waarin ook externe beoordelaars zitting hebben. In dat geval verleent het Rijkmuseum de commissieleden toegang tot jouw persoonsgegevens, uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de selectie en beoordeling van kandidaten. Het Rijksmuseum kan daarnaast in het kader van zijn werkzaamheden derde partijen inschakelen met wie zij persoonsgegevens deelt, zoals bijvoorbeeld IT-hostingproviders en dienstverleners zoals een recruitmentbureau. In alle gevallen waarin het Rijksmuseum een derde partij inschakelt, zal in het kader van de AVG een verwerkersovereenkomst worden gesloten met deze partijen.

Anders dan in dit punt 4 genoemd, zullen de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt niet aan derden openbaar maken zonder jouw uitdrukkelijk voorafgaande toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van doeleinden zoals omschreven onder punt 3.

Tenslotte kunnen wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan bevoegde autoriteiten in het kader van de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

5. Doorgifte van jouw persoonsgegevens

Tenzij anderszins vermeld, verwerken en bewaren we jouw persoonsgegevens alleen binnen de Europese Unie. Het kan zijn dat onze dienstverleners jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte ('EER') overdragen aan een land dat onder de Europese wetgeving niet hetzelfde niveau van bescherming biedt. In dat geval zullen wij de noodzakelijke stappen ondernemen om te garanderen dat jouw persoonsgegevens voldoende worden beschermd, zoals het overeenkomen van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractsbepalingen met partijen die zich buiten de EER bevinden. Een kopie van deze modelcontractsbepalingen waarin de veiligheidsmaatregelen zijn opgenomen kun je opvragen via PenOadministratie@rijksmuseum.nl.

6. Beveiliging

We nemen gepaste en redelijke veiligheidsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, aanpassingen, openbaarmaking, verlies of oneigenlijk gebruik, en om de juistheid en integriteit van jouw persoonsgegevens te beschermen. Om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, treffen we technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiliging ten aanzien van toegang tot onze systemen.

7. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De bewaartermijn van jouw persoonsgegevens is afhankelijk van de toestemming die je zelf hebt gegeven bij je aanmelding, waarbij een keuze wordt gegeven om de gegevens 12 maanden na aanmelding te bewaren of 4 weken na het sluiten van jouw sollicitatieprocedure. Deze termijn kan worden verlengd met 12 maanden indien je daar na een herinneringsmail toestemming voor geeft.

De juiste termijn kan worden gevonden in het gegevensbewaringsbeleid van het Rijksmuseum, dat kan worden opgevraagd door contact op te nemen met PenOadministratie@rijksmuseum.nl. Zodra de toepasselijke bewaringstermijn is verstreken, zullen de persoonsgegevens van Kandidaten veilig worden verwijderd of vernietigd.

8. Welke rechten heb je ten aanzien van jouw persoonsgegevens en hoe kun je deze rechten uitoefenen?

Op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving heb je verschillende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens, waaronder:

• Recht op inzage. Op jouw verzoek zullen wij je kosteloos informatie verstrekken betreffende de persoonsgegevens die wij over je verwerken.
• Recht op rectificatie. Op jouw verzoek zullen wij jouw persoonsgegevens corrigeren, aanvullen, blokkeren of verwijderen in het geval dat deze feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn voor het doel of doelen van de verwerking, of wanneer deze verwerkt worden op enige andere wijze die inbreuk maakt op een wettelijke bepaling.
• Intrekken van jouw toestemming. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken voor toekomstige verwerking door ons van jouw persoonsgegevens.
• Recht op beperking. Indien van toepassing heb je het recht van het Rijksmuseum de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt in dat jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt en niet gewijzigd mogen worden.
• Recht op gegevenswissing. Indien van toepassing zullen wij jouw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging wissen (recht op vergetelheid).
• Recht van bezwaar. Indien van toepassing, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw betreffende persoonsgegevens op basis van onder andere de grondslag 'gerechtvaardigd belang' van het Rijksmuseum.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens. Indien van toepassing zullen wij je een overzicht verstrekken van de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt zodat deze gegevens overgedragen kunnen worden aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, een en ander voor zover dit technisch mogelijk is (dataportabiliteit).
• Recht tot indienen klacht. Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit indien je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met deze privacyverklaring worden verwerkt.

Indien je één van jouw rechten wilt uitoefenen, kun je dit doen door contact op te nemen met PenOadministratie@rijksmuseum.nl.

9. Contactgegevens

Mocht je nog vragen hebben over dit Privacy beleid, de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of als je jouw bovenstaande rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met het Rijksmuseum via onderstaande contactgegevens: PenOadministratie@rijksmuseum.nl.

10. Slotbepalingen

Indien een sollicitatie leidt tot een aanstelling bij het Rijksmuseum, is het Privacy beleid voor medewerkers van toepassing.

Het Rijksmuseum behoudt zich het recht voor de regeling aan te passen.

Wanneer deze regeling in een specifiek geval niet voorziet, beslist de directie.